Tietosuojaseloste

JAAKKO ILKKA SEURA RY

SELOSTE KÄSITTELYTOIMINNASTA

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista Jaakko Ilkka Seura ry:ssä

Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä: Jaakko Ilkka Seura ry, (osoite)

— Rekisterinpitäjän edustaja: Puheenjohtaja Esko Lehtovaara, esko.lehtovaara@netikka.fi.

Henkilötietojen käsittelijät

— Rekisterinpitäjä, jäsenrekisteri: Aila Yli-Hakola, aila.yli-hakola@netikka.fi, henkilötietojen käsittelijä: Eija Rinta, eija.rinta@gmail.com.

— Rekisterinpitäjä, tutkimusrekisteri: Seppo E Järvinen, seppo.e.jarvinen@gmail.com.

— Rekisterinpitäjä, sosiaalinen media: Pentti Laine, pentti.laine@netikka.fi ja Jaana Puskala, jaana.puskala@uva.fi.

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Jäsenrekisteri: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi (mm. jäsenlehden lähettäminen). Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1c).

Tutkimusrekisteri:

1. Seuran sääntömääräiseen toimintaan kuuluva henkilöhistoriallisten tietojen kerääminen ja tallentaminen tutkimusrekisteriin.

Oikeusperuste: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1e ja tietosuojalain 4 § kohta 3).

2. Pääosin tutkimusrekisteristä koostuvan kirjan julkaiseminen. Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1f). Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Sananvapauden käyttäminen.

Rekisteröidyn ei ole pakko antaa rekisterinpitäjälle tämän pyytämiä tietoja eikä antamatta jättämisestä ole hänelle seurauksia. Yhdistyslain 11 §:ssä säädettyjen henkilötietojen antaminen jäsenrekisteriin on seuran jäsenyyden edellytys.

Rekisteröityjen ryhmät

Jäsenrekisteri: Jaakko Ilkka Seura ry:n jäsenet.

Tutkimusrekisteri: Jaakko Ilkan jälkeläisiin kuuluvat henkilöt ja heidän puolisonsa ja näiden vanhemmat sekä esipolvet.

Sosiaalinen media: Joukkoviestintä seuran julkisessa Facebook-yhteisössä, kohdeviestintä seuran hallituksen salaisessa Facebook-ryhmässä

Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohta 1f).

Oikeutettu etu: Sananvapauden käyttäminen.

Rekisteröidyt: Jaakko Ilkka Seuran sosiaalisen median palvelujen käyttäjät.

Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenrekisteri: Rekisteröidyn täydellinen nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään.

Tutkimusrekisteri: Henkilön täydellinen nimi ja syntymätiedot, muut tutkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot sekä suostumus- ja kieltotiedot. Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn saatettua ne julkisiksi. Tiedot on saatu osin rekisteröidyiltä itseltään, osin väestötietojärjestelmästä, erilaisesta arkistoaineistosta ja painetuista lähteistä.

Sosiaalinen media: Sosiaalisen median käyttäjien palveluntarjoajille antamat tunnistetiedot sekä heidän julkaisemaansa sisältöön mahdollisesti sisältyvät henkilötiedot. Käyttäjät antavat itse tunnistetietonsa palveluntarjoajille palvelun käyttäjäksi rekisteröityessään. Jaakko Ilkka Seura ei käsittele sosiaalisen median sisällöissä henkilötietoja. Sosiaalisen median palveluihin liittyminen on vapaata. Hallituksen facebook-ryhmä on rajoitettu hallituksen jäseniin.

Henkilötietojen vastaanottajat

Jäsenrekisteri: Rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään seuran viestintätarkoituksissa.

Tutkimusrekisteri: Henkilötietoja siirretään tutkimusrekisteristä tutkimustuloksen esittelevän kirjan käsikirjoituksen pohja-aineistoksi.

Rekisterinpitäjä ei luovuta elossa olevien henkilötietoja seuran ulkopuolelle eikä siirrä niitä kolmanteen maahan.

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsenrekisteri: Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin hän on seuran jäsen ja poistetaan viivytyksettä sen jälkeen, kun rekisteröidyn ero seurasta on astunut voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi.

Tutkimusrekisteri: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tutkimusrekisterin ylläpito kuuluu seuran sääntömääräiseen toimintaan. Sen päätyttyä tutkimusrekisteri joko siirretään arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.

Sosiaalinen media: Sisällöt säilytetään sosiaalisen median palveluissa niin kauan kuin se ko. tarkoitukseen on tarpeellista, jonka jälkeen ne hävitetään.

Käsittelyn turvatoimet

Tietojenkäsittelyn turvallisuuden takaamiseksi rekisterinpitäjä käyttää luotettavia tietojärjestelmiä sekä huolehtii siitä, että rekisterinpitäjän työasemalla ja hänen käyttämällään palvelimella on asianmukaiset suojaukset. Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin.